Jak zweryfikować rzetelność i wiarygodność kontrahenta?

Jeżeli czytaliście Państwo mój wpis o karuzelach VAT (Jak nie wsiąść na karuzelę VATowską) to z pewnością już wiecie, że dzisiejszych czasach nie tak trudno ponieść konsekwencje podatkowe oszustwa w VAT. Wystarczy nieświadomie kupić towar od kontrahenta, który dokonał wyłudzenia. A od tego prosta droga, żeby fiskus zakwestionował nam prawo do odliczenia podatku VAT…

W konsekwencji powstanie u nas zaległość podatkowa w VAT (w wysokości podatku, który odliczyliśmy od faktur zakupowych otrzymanych od oszusta), którą będziemy musieli zapłacić wraz z odsetkami. Dlaczego tak się dzieje? Powszechną praktyką fiskusa, który nie potrafiąc złapać prawdziwych oszustów, jest negowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego u uczciwych podatników, którzy nieświadomie kupili towar będący przedmiotem karuzeli VAT. Kontrolujący twierdzą, że podatnik nie zachował należytej staranności i nie zweryfikował prawidłowo kontrahenta, od którego nabył towar (a który na koniec okazał się oszustem wyłudzającym VAT). W tym wpisie zajmiemy się naprawdę gorącą kwestią ostatnimi czasy – jak zweryfikować kontrahenta, aby nie mieć problemów z odliczeniem VAT. Ale na początek trochę wprowadzenia dlaczego się dzieje, tak jak się dzieje…

Patologiczna praktyka fiskusa

Kiedyś, od kontrahenta w celu zweryfikowania, żądało się odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, potwierdzenia nadania NIP, potwierdzenia rejestracji na VAT i ewentualnie zaświadczenia o numerze REGON. W praktyce to w zupełności wystarczało. Dzisiaj mając tylko takie dokumenty strach odliczać podatek VAT z faktur od kontrahenta.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w swoim orzecznictwie wypracował pojęcie dobrej wiary i należytej staranności. Pojęcia, które mają chronić uczciwych podatników VAT. Zgodnie z tym, jeżeli przesłanki prawa do odliczenia zostały spełnione, nie można podatnikowi odmówić prawa do odliczenia podatku VAT, jeżeli nie wiedział on i nie mógł się dowiedzieć, że w ramach danej transakcji dostawca dopuścił się wyłudzenia VAT. Tłumacząc z polskiego “na nasze”: jeżeli drogi podatniku VAT nie wiedziałeś i nie mogłeś się dowiedzieć, że kupujesz od oszusta VAT, to przy spełnieniu wszystkich innych przesłanek, przysługuje Ci prawo do odliczenia VAT. Jak w Polsce do sprawy podchodzi fiskus? Patologicznie.

W polskiej ustawie o VAT nie ma definicji “należytej staranności” – brak jest norm jak ma się zachować podatnik VAT, aby nie mieć w praktyce kłopotów z odliczeniem VAT. Co więcej, ustawa o VAT nie wskazuje należytej staranności jako warunku odliczenia podatku naliczonego! Dlaczego więc organy podatkowe w Polsce kwestionują odliczenie VAT przez podatników poprzez zarzut braku zachowania należytej staranności przy doborze kontrahentów? Bo zarzut świadomego udziału w oszustwie jest zrozumiały – nie ma z czym dyskutować. Ale brak należytej staranności? Organy podatkowe powołują się przy tym na przepis ustawy o VAT, który odmawia prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku czynności nieważnych na gruncie kodeksu cywilnego (sprzecznych z ustawą albo mających na celu obejście ustawy) oraz w przypadku czynności pozornych. W przypadku uczciwych podatników, nie mających świadomości udziału w oszustwie, ciężko mówić, że transakcje były pozorne albo nieważne, skoro faktycznie miały miejsce (tylko dokonaliśmy ich z oszustem i kwestią pozostaje czy świadomie czy nieświadomie).

Przywoływany powyżej Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wprost stwierdził w swoim orzecznictwie, że to organ podatkowy jest obowiązany do wykazania, że podatnik wiedział lub mógł wiedzieć, że transakcje w której uczestniczył miała na celu wyłudzenie VAT. Dopóki tego nie wykaże, ograniczenie prawa do odliczenia podatku VAT jest naruszeniem zasady neutralności tego podatku – fundamentalnej zasady całego systemu VAT. Ponadto podatnik ma prawo działać w zaufaniu do kontrahenta, jeżeli zaś doszło do nieprawidłowości w łańcuchu dostaw to nie jest wystarczająca przesłanka dla fiskusa do automatycznego kwestionowania prawa do odliczenia po stronie podatnika. To organy podatkowe, a nie podatnik, dysponują odpowiednimi środkami do badania strony transakcji (jak przeczytacie Państwo poniżej, asortyment narzędzi weryfikujących kontrahentów, jaki fiskus udostępnia podatnikom jest żenująco mały). W Polsce, pomimo braku przepisów w tym zakresie (a może właśnie dlatego) organy podatkowe idą po prostu na skróty. I wymagają od podatników, żeby weryfikowali swoich kontrahentów na milion sposobów, a i tak koniec końców zakwestionują prawo do odliczenia VAT.

To nie są zgodne z prawem działania organów podatkowych – można pozbawić podatnika prawa do odliczenia w sytuacji w której wiedział, że uczestniczy w oszustwie oraz gdy powinien był wiedzieć, że uczestniczy w oszustwie. A udowodnienie, że podatnik “powinien był wiedzieć” leży po stronie fiskusa.

Jak to jest z tymi kontrahentami?

Tyle, że fiskus, tak jak wskazałem, idzie na skróty. W niemal każdej sprawie kwestionuje działania podatników, tylko po to, żeby stwierdzić, że podatnik nie zrobił wszystkiego, żeby zweryfikować w sposób należyty kontrahentów. I pomija, wynikający z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE wniosek, że do prawa do odliczenia niezbędna jest dostawa towarów lub wykonanie usługi i prawidłowa faktura.

Jeżeli wiemy, że doszło faktycznie do transakcji, towar został dostarczony, a faktura została poprawnie wystawiona, ponadto mamy pewność, że dostawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT to czy musimy zatem coś jeszcze sprawdzać? Nie powinniśmy, ale zgodnie z bezzasadnym podejściem fiskusa musimy i to dużo. Bo zdaniem organów podatkowych zwyczajna kupiecka staranność, wyznaczona przez praktykę rynkową, zwyczajowe zasady związane z przekonaniem, że nie kupujemy towaru od oszusta, nie są wystarczające. Wymaga się od podatników więcej niż racjonalnego działania weryfikacyjnego. Co więcej to na organach podatkowych spoczywa ciężar wykazania i udowodnienia, że podatnik nie zachował należytej staranności (czymkolwiek by ona nie była). Obecnie w Polsce sytuacja stanęła na głowie i to podatnik musi udowadniać …że nie jest wielbłądem. Co w praktyce oznacza, że podatnik musi udowodnić, że podjął szereg działań detektywistycznych mających na celu jak najgłębszą weryfikację kontrahentów.

Do jakich to prowadzi absurdów niech świadczy odpowiedź jednego z wiceministrów finansów na interpelację poselską. Aby zweryfikować kontrahentów, zdaniem wiceministra finansów, należy:

• potwierdzić status podmiotu w usłudze “Sprawdzenie statusu podmiotu w VAT” na stronie internetowej Ministerstwa Finansów;
• potwierdzić czy podmiot ma nadany numer VAT UE (służący transakcjom wewnątrz unijnym) na stronie internetowej systemu VIES;
• złożyć wniosek wniosek do właściwego urzędu skarbowego czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT (jest również sugestia kontaktu telefonicznego z urzędem skarbowym w celu potwierdzenia);
• sprawdzić podmiot w Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Informacji i Ewidencji Działalności Gospodarczej;
• zweryfikować podmiot w bazie REGON;
• dla podmiotów dokonujących transakcji w zakresie tzw. towarów wrażliwych sprawdzić czy dostawca figuruje w wykazie podmiotów, które złożyły kaucję gwarancyjną.

Dodatkowo wiceminister finansów sugeruje w swojej odpowiedzi następujące działania:

• sprawdzić stronę WWW kontrahenta i czy adres e-mail nie jest fikcyjny;
• sprawdzić czy kontrahent ma wymagane prawem koncesje i zezwolenia;
• zachować ostrożność, w przypadku oferowania tzw. dobrego interesu z kontrahentami z UE, szczególnie jeżeli
  ten interes dotyczy zakupu/sprzedaży towaru spoza zakresu działalności przedsiębiorcy;
• zachować rozwagę, gdy propozycja zawarcia transakcji dotyczy tzw. towarów wrażliwych;
• sformalizować relację z kontrahentem (wskazane jest zawrzeć umowę o współpracy z dostawcą w formie pisemnej);
• zwrócić się do kontrahenta o przedłożenie kopii zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach;
• zażądać od kontrahenta pisemnego zobowiązania się kontrahenta, że towar, który będzie sprzedawany, nie pochodzi z przestępstwa, i że nie był przedmiotem obrotu w ramach karuzeli podatkowej — oraz, że kontrahent nie uczestniczy i nie bierze udziału w oszustwie podatkowym;
• zażądać dołączenia do faktury specyfikacji dostarczanych towarów ze wskazaniem w niej indywidualnego numeru fabrycznego (seryjnego) każdego dostarczanego urządzenia oraz sprawdzać, czy produkt jest zgodny ze specyfikacją.

Tak jak wcześniej pisałem – jeszcze kilka lat temu wystarczyło od kontrahenta potwierdzenie, że jest zarejestrowany na podatki (NIP/VAT), zaświadczenie REGON i odpis z KRS. Obecnie trzeba zgromadzić całą teczkę dokumentów na temat kontrahenta, a i tak nie mamy pewności, że to wystarczy, żeby wykazać, że zachowaliśmy należytą staranność.

Do tego podawane są tak kuriozalne wskazówki jak żądanie od kontrahenta oświadczenia, że nie jest oszustem! Wyobraźcie sobie Państwo, że zaczynacie współpracę z dostawcą i prosicie go o coś takiego. Oszust bez problemu wystawi Wam cokolwiek będziecie chcieli, uczciwy kontrahent może poczuć się obrażony samym żądaniem… Albo wskazówki, by zawierać umowę z dostawcą w formie pisemnej. Pokazuje to, jak bardzo fiskus nie rozumie biznesu, a zwłaszcza działalności handlowej. W obrocie towarowym od jakiegoś czasu odchodzi się od sformalizowanych umów o współpracy w formie pisemnej na rzecz każdorazowych zamówień. Wynika to z prostego założenia – nikt nie chce się wiązać pisemnymi, formalnymi umowami o współpracę, kiedy w dobie internetu można szybko i łatwo znaleźć innego kontrahenta, który (albo któremu) zaoferuje (się) towar taniej.

Przedsiębiorca detektywem, czyli weryfikujemy kontrahenta

Wracając jeszcze na chwilę do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W swoim orzecznictwie wskazywał on w sposób nie budzący wątpliwości, że:

• organy podatkowe nie mogą wymagać od podatnika podejmowania czynności sprawdzających, które nie są jego zadaniem;
• organy podatkowe nie są uprawnione do żądania w sposób generalny od podatników, aby badali czy wystawca faktury dysponuje towarem będącym przedmiotem transakcji, czy jest w stanie je dostarczyć, czy wywiązuje się z obowiązku złożenia deklaracji podatkowej i zapłaty VAT albo posiadali potwierdzające to dokumenty.

Ponadto Trybunał stał na stanowisku, że dopiero istotne podejrzenia co do nieprawidłowości w działaniu kontrahenta skutkuje koniecznością wnikliwej weryfikacji takiego podmiotu. Czyli z jednej strony mamy orzecznictwo Trybunału, korzystne dla podatnika. Z drugiej strony mamy praktykę fiskusa, bardzo niekorzystną dla podatnika. Jedno do drugiego w żadnym względzie nie przystaje. Dlatego, żeby móc praktycznie prowadzić biznes na jak najniższym poziomie ryzyka musimy, w zakresie weryfikowania kontrahentów, uwzględnić jednak patologiczną praktykę fiskusa.

Spróbujmy zatem wskazać najważniejsze punkty dotyczące weryfikacji rzetelności i wiarygodności kontrahentów (dostawców) wraz z praktycznym komentarzem do każdego z nich. Oczywiście nie musicie Państwo stosować wszystkich tych punktów (choć większość gorąco polecam) – możecie wybrać takie, które będą adekwatne do rodzaju Waszego biznesu, okoliczności zawierania transakcji itp. Możecie uwzględniać je w teście należytej staranności w całości lub tylko częściowo. Zastosowanie większości z nich pozwoli Wam w praktyce zdecydowanie zminimalizować ryzyko zakwestionowania należytej staranności przy weryfikowaniu kontrahentów przez organy podatkowe.

Rejestracja działalności kontrahenta

W zależności od tego czy mamy do czynienia z kontrahentem krajowym czy zagranicznym oraz w zależności od formy w jakiej prowadzi on swoją działalność powinniśmy sprawdzić następujące kwestie.

• Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub spółka cywilna

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą powinny być wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Na stronie internetowej CEIDG znajduje się wyszukiwarka (Wyszukiwarka przedsiębiorców CEIDG). Po podaniu tylko jednego z kryteriów wyszukiwania (np. numeru NIP) powinniśmy otrzymać informację czy podmiot jest zarejestrowany jako przedsiębiorca oraz otrzymać szereg informacji szczegółowych na temat prowadzonej działalności gospodarczej. Możliwym jest też podejrzenie historii wpisu (zmian) danego przedsiębiorcy.

Rekomendowanym jest sprawdzenie (i dokonanie, oraz zachowanie dla celów dowodowych, wydruku tego sprawdzenia) czy dany podmiot figuruje w bazie CEIDG na dzień rozpoczęcia współpracy.

W przypadku spółek cywilnych należy pamiętać, że spółki takie nie są rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, tylko w CEIDG. Podając np. numer NIP spółki cywilnej uzyskamy informację jakie osoby fizyczne są wspólnikami spółki cywilnej. Jednocześnie wyszukując w CEIDG osobę fizyczną będącą wspólnikiem spółki cywilnej (np. podając jej osobisty numer NIP) powinniśmy uzyskać informację jakich spółek cywilnych jest wspólnikiem.

• Polska spółka prawa handlowego (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka jawna)

Spółki handlowe powinny być wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego – Rejestru Przedsiębiorców. Na stronie Ministerstwa Finansów znajduje się wyszukiwarka (Wyszukiwarka KRS) podmiotów wpisanych do KRS. Jej działanie jest podobne do wyszukiwarki CEIDG. Podajemy jedno z kryteriów wyszukiwania np. numer KRS, NIP, REGON itp. i uzyskujemy informacje o podmiocie.

W przypadku nawiązywania współpracy z kontrahentem będącym spółką handlową rekomendowanym jest sprawdzenie (i dokonanie, oraz zachowanie dla celów dowodowych, wydruku tego sprawdzenia) czy dany podmiot figuruje w bazie KRS na dzień rozpoczęcia współpracy.

Przy okazji sprawdzania KRS dobrze jest przyjrzeć się czy dana spółka składa sprawozdania finansowe, jaka jest jej wysokość kapitału zakładowego, sposób jej reprezentacji i czy toczy się wobec niej postępowanie upadłościowe, naprawcze, restrukturyzacyjne lub układowe. Odpowiedzenie na powyższe kwestie da nam szerszy obraz kontrahenta.

Kolejna sprawa – jak już sprawdzamy KRS kontrahenta można przy okazji zorientować się kim są osoby uprawnione do reprezentacji (członkowie zarządu, prokurenci) naszego kontrahenta, a w razie czego sprawdzić ich tożsamość. Podobnie, jeżeli kontrahent działa przez pełnomocników – wtedy zażądajmy stosownych pełnomocnictw. Jednak takie sprawdzenie może być przydatne raczej w sytuacji nawiązywania współpracy lub zawierania umów (składania oświadczeń woli) w formie pisemnej. W pozostałym zakresie, czyli tzw. czynności materialno-technicznych i oświadczenia wiedzy (nie oświadczenia woli!) są wykonywane przez pracowników i współpracowników, które nie muszą mieć specjalnych umocowań. A przez to nasze możliwości weryfikacji takich osób i ich tożsamości są bardzo ograniczone…

• Zagraniczna osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (poza Polską) lub spółka zagraniczna

W przypadku zagranicznych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski zasada jest taka sama jak w przypadku polskich przedsiębiorców – osób fizycznych. Powinny być wpisane w CEIDG. Tak samo jest z zagranicznymi spółkami prawa handlowego działającymi w Polsce np. poprzez oddział – są one ujawniane w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Sprawa się komplikuje, jeżeli dana osoba fizyczna lub spółka prowadzi działalność gospodarczą poza Polską. Wówczas musimy sprawdzić czy taka osoba lub spółka figuruje w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym w danym kraju. Jeżeli chodzi o państwa Unii Europejskiej (+Norwegia, Lichtenstein i Islandia) to spis rejestrów działalności gospodarczej znajduje się na tej stronie: Portal e-justice Wybieramy po prawej stronie flagę państwa, które nas interesuje i otwiera nam się strona z informacjami na temat rejestru przedsiębiorców w danym kraju. Na stronie tej znajdziemy wskazówki co do wyszukiwania podmiotów oraz linki do rejestru przedsiębiorców w danym kraju. Znacznym utrudnieniem jest fakt, że nie wszystkie rejestry danych państw mają możliwość wyszukiwania informacji w języku angielskim.

Jeżeli uda nam się odszukać i sprawdzić w danym rejestrze kontrahenta warto zrobić (i zachować dla celów dowodowych) wydruk takiego sprawdzenia. Jeżeli dana baza nie ma możliwości wydrukowania takiego sprawdzenia warto zrobić choćby tzw. zrzut ekranu (printscreen).

W przypadku pozostałych krajów, spoza Unii Europejskiej, pozostaje nam znalezienie rejestru przedsiębiorców w danym kraju i próba wyszukania kontrahenta w rejestrze (o ile taki internetowy rejestr i wyszukiwarka w danym państwie istnieją).

Możemy nie bawić się samodzielnie w detektywów i poprosić kontrahenta zagranicznego, aby przesłał nam potwierdzenie, iż jest przedsiębiorcą zarejestrowanym w danym państwie. Częstokroć będą to wydruki właśnie z internetowych baz danych. Choć niekiedy możemy dostać urzędowy odpis/wypis/ekstrakt z rejestru przedsiębiorców. Najczęściej dokument ten będzie w języku obcym, dlatego jeżeli chcemy użyć go jako dowodu w postępowaniu przed polskim fiskusem będziemy musieli liczyć się z koniecznością jego przetłumaczenia.

Jak długo działa kontrahent

Sprawdzając rejestrację działalności naszego kontrahenta zazwyczaj widzimy w odpowiednich rejestrach od kiedy został zarejestrowany jako przedsiębiorca. Należy mieć na uwadze, że sama data rejestracji nie jest tożsama z datą rozpoczęcia faktycznej działalności. Powszechną praktyką jest np. kupowanie gotowych spółek – spółka została zarejestrowana 3 lata temu, składała zerowe deklaracje, zerowe sprawozdania finansowe i ktoś postanowił ją teraz sprzedać. Dopiero nabywca zacznie prowadzić faktyczną działalność poprzez spółkę. I wówczas może się okazać, że spółka widnieje w KRS od 2015 roku, natomiast faktyczną działalność prowadzi od roku 2017.

Po co o tym piszę – żeby dla własnego bezpieczeństwa sprawdzić jak długo działa kontrahent. Jeżeli będzie to podmiot z wieloletnią historią, ryzyko, że trafimy na oszusta jest małe. Jeżeli podmiot (spółka/osoba fizyczna) zarejestrował się jako przedsiębiorca dopiero w ostatnim czasie ryzyko trafienia na oszusta zdecydowanie wzrasta.

Warto mieć to na uwadze rozważając rozpoczęcie współpracy z danym kontrahentem!

Zakres działalności kontrahenta

O ile sprawdzenie czy dany podmiot jest przedsiębiorcą (zarejestrowanym w Polsce czy państwie swojej siedziby) wydaje się podstawowym i naturalnym krokiem przy formalizowaniu współpracy, o tyle sprawdzanie zakresu działalności prowadzonej przez kontrahenta wydaje się zbyteczne. Przedsiębiorcy dokonując zgłoszeń swoich działalności wskazują różne rodzaje działalności, jednak żaden przepis nie limituje (przynajmniej w Polsce) prowadzenie tej działalności wyłącznie w zgłoszonym zakresie. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą z poza zgłoszonego przez siebie zakresu działalności nie oznacza to, że prowadzi działalność nielegalnie!

Oczywiście można spodziewać się zarzutu fiskusa, że dany kontrahent (którego np. sprawdzaliśmy, a który okazał się w konsekwencji oszustem) wykonywał działalność z poza zgłoszonego przez siebie zakresu prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli jednak sprawdziliście Państwo kontrahenta pod różnymi względami i Wasza weryfikacja nie budziła wątpliwości, taki zarzut fiskusa nie ma żadnej podstawy.

Koncesje i pozwolenia

W przypadku niektórych branż przedsiębiorcy do prowadzenia biznesu potrzebują stosownych koncesji lub pozwoleń. Aby mieć pewność, że kontrahent działa legalnie (bo skoro działa bez pozwolenia czy koncesji to można mieć podejrzenie, że może nieuczciwie podchodzić również do kwestii rozliczania podatków) należy poprosić kontrahenta o przedstawienie stosownych dokumentów potwierdzających uzyskanie koncesji lub pozwolenia.

Najczęściej spotykane koncesje, które musi uzyskać nasz kontrahent to działalność gospodarcza w zakresie

• wydobywania kopalin ze złóż;
• wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;
• wytwarzania, przetwarzania, magazynowania, przesyłania, dystrybucji i obrotu paliwami i energią.

Koncesje na wydobywanie kopalin ze złóż wydaje głównie marszałek województwa lub starosta. Koncesje powinny być umieszczone w publicznie dostępnym wykazie (nie zawsze oznacza to, że wykaz jest dostępny w internecie).

Koncesje na obrót materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym wydaje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. Wykaz udzielonych koncesji znajduje się na: stronie MSWiA.

Koncesje w zakresie paliw wydaje Prezes Urzędu Regulacji Energetyki. Rejestry i wykazy koncesyjne znajdują się na stronie URE.

Jeżeli chodzi o zezwolenia, najczęściej spotykane, które musi uzyskać na kontrahent to:

• hurtowa sprzedaż alkoholi;
• wytwarzanie i dopuszczenie do obrotu produktów leczniczych, prowadzenie aptek ogólnodostępnych, hurtowni farmaceutycznych.

Zezwolenie na hurtową sprzedaż alkoholi wydaje urząd marszałkowski lub Ministerstwo Rozwoju. Wykaz przedsiębiorców posiadających zezwolenie na hurtową sprzedaż alkoholu znajduje się na tej stronie oraz na stronach poszczególnych urzędów marszałkowskich.

W zakresie zezwoleń na prowadzenie aptek i hurtowni ich rejestr prowadzi Główny Inspektorat Farmaceutyczny i jest on dostępny na tej stronie.

Istnieją też działalności regulowane, w których kontrahent musi zgłosić swoją działalność do odpowiedniego podmiotu prowadzącego rejestr działalności regulowanej, m.in. w zakresie:

• konfekcjonowania i obrotu środkami ochrony roślin oraz obrót materiałem siewnym.

Rejestry działalności w zakresie obrotu środkami ochrony roślin oraz materiałem siewnym prowadzą Wojewódzcy Inspektorzy Ochrony Roślin i Nasiennictwa. Znajdują się na stronach internetowych poszczególnych WIORiN w zakładce “Rejestry i ewidencje” – tutaj spis wszystkich Wojewódzkich Inspektoratów: http://piorin.gov.pl/wiorin/.

Rejestracja na podatek VAT

Bardzo istotną kwestią, z punktu rozliczenia podatku VAT, jest fakt, czy nabywamy go od podatnika od towarów i usług tudzież podatnika podatku od wartości dodanej (w przypadków kontrahentów zagranicznych). Jeżeli kupimy towar od “nie podatnika VAT” to prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych zasadniczo nie będzie nam przysługiwało. Dlatego należy rzetelnie sprawdzić czy nasz kontrahent to podatnik VAT.

• Kontrahencie polscy

W przypadku polskich kontrahentów Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej (Sprawdzanie statusu podatnika VAT) umożliwiło sprawdzenie statusu podatnika VAT. Po podaniu numeru NIP wyświetla się informacja czy podmiot jest podatnikiem VAT i jaki ma status (czynny, zwolniony itd.).

Rekomenduję, aby po sprawdzeniu (sprawdza się na dzień zapytania, nie ma możliwości sprawdzenia statusu podatnika VAT wstecznie, w danej dacie) statusu zrobić wydruk odpowiedzi i zachować go dla celów dowodowych.

Możliwość weryfikacji statusu VAT na dzień sprawdzenia to nie jedyne moje zastrzeżenie do narzędzia na stronie Ministerstwa Finansów. Po sprawdzeniu kontrahenta naszym oczom ukazuje się poniższe zastrzeżenie:

Dodatkowo informujemy, iż w celu potwierdzenia czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, podatnik i osoba trzecia mająca interes prawny, mogą złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wydanie zaświadczenia.

Nie bardzo rozumiem dlaczego Ministerstwo Finansów umieszcza taki komunikat. Czy ma on oznaczać, że nie powinniśmy ufać w wynik weryfikacji na stronie internetowej?

Bo oprócz sprawdzenia statusu podatnika VAT na stronie internetowej możemy zrobić to w formie “klasycznej”. Złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla naszego kontrahenta, którego chcemy sprawdzić, wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT. Od takiego wniosku musimy zapłacić 21 PLN opłaty skarbowej i poczekać około tygodnia na wydanie zaświadczenia. W takim wniosku możemy poprosić o wydanie zaświadczenia na dany dzień lub za dany okres. Jednak taniej i szybciej potwierdzimy status podatnika na stronie internetowej MF – tylko po co to zastrzeżenie…?

Sprawdzenie czy kontrahent jest podatnikiem VAT jest ostatnimi czasy o tyle istotne, że fiskus zaczął usuwać podatników VAT z rejestru. Jest sporo przesłanek kiedy tak może się stać. Ale jedną z nich jest np. składanie przez podatnika tzw. zerowych deklaracji VAT przez kolejne 6 miesięcy. I zdarza się w praktyce, że podatnicy …wcale nie wiedzą, że zostali wykreśleni z rejestru podatników VAT. I mogą nieświadomie wystawić nam fakturę. Jeżeli nie sprawdziliśmy statusu VAT kontrahenta możemy mieć po otrzymaniu takiej faktury poważny problem. Fiskus zakwestionuje nam prawo do odliczenia, jako że faktura została wystawiona przez podmiot nie będący podatnikiem… Dlatego trzeba sprawdzać, sprawdzać i jeszcze raz sprawdzać! Moim zdaniem, ze względu na ułomności techniczne narzędzia do weryfikacji statusu VAT na stronie Ministerstwa Finansów (możliwość sprawdzenia jednorazowo tylko jednego kontrahenta, wskazywany status na dzień zapytania) wystarczającym powinno być sprawdzenie statusu podatnika VAT na dzień sporządzania deklaracji VAT-7, w której ujmujemy fakturę od danego podatnika (oczywiście jeżeli mamy wątpliwości co do naszego kontrahenta, bo absurdalnym byłoby, żeby księgowość sprawdzała każdego kontrahenta, który wystawił nam faktury zakupowe, co miesiąc!).

Alternatywnie można rozważyć (jeżeli formalizujemy naszą współpracę z kontrahentem w formie pisemnej) odpowiednie zapisy umowne zobowiązujące kontrahenta do powiadamiania nas niezwłocznie o zmianie statusu podatnika VAT lub wykreśleniu z rejestru podatników VAT.

• Kontrahenci zagraniczni

W przypadku kontrahentów zagranicznych znowu jest pewne utrudnienie. W przypadku kontrahentów unijnych problem jest mniejszy. Sprawdzamy na stronie VIES (Potwierdzenie numeru VAT) czy nasz kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT dla celów transakcji unijnych.

Rekomenduję, aby wynik takiego sprawdzenia wydrukować i zachować dla celów dowodowych.

Oczywiście zawsze możemy poprosić naszego kontrahenta o przesłanie dokumentu potwierdzającego zarejestrowanie dla celów VAT unijnego. Niemniej jednak szybciej i prościej zrobić takie sprawdzenie na stronie VIES.

W przypadku kontrahentów pozaunijnych sprawdzenie czy dany podmiot jest podatnikiem podatku od wartości dodanej będzie wiązało się z wystąpieniem do kontrahenta o przedstawienie stosownego zaświadczenia urzędowego. Należy pamiętać, że jeżeli chcemy użyć takiego zaświadczenia w kontaktach z polskim fiskusem mamy obowiązek przetłumaczenia go (na własny koszt) z języka obcego na polski.

Zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2/wniosek CEIDG-1 i rachunek bankowy

Jeżeli sprawdziliśmy naszego polskiego kontrahenta i jest on zarejestrowanym podatnikiem VAT to zasadniczo nie powinniśmy mieć wątpliwości, że taki podmiot posiada numer identyfikacji podatkowej (NIP). Jednak warto poprosić naszego kontrahenta o kopię zgłoszenia identyfikacyjnego/aktualizacyjnego NIP-2 lub wniosku CEIDG-1 (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność) wraz z dowodem jego złożenia w urzędzie skarbowym/urzędzie gminy. W takim zgłoszeniu/wniosku widnieje numer firmowego rachunku bankowego, który został zgłoszony fiskusowi. Jeżeli kontrahent w ramach współpracy chce posługiwać się innym rachunkiem niż zgłoszony rachunek firmowy powinno wzbudzić to nasze wątpliwości. Należy przy tym zaznaczyć, że podatnicy nie mają obowiązku dokonywania płatności na firmowy rachunek zgłoszony do urzędu skarbowego. W wielu sytuacjach (np. cesja wierzytelności) płatności nastąpi na rachunek inny niż firmowy. Ważne jest, aby w przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości w tym względzie poprosić kontrahenta o racjonalne wytłumaczenie.

REGON

Polscy przedsiębiorcy posługują się oprócz numeru identyfikacji podatkowej (NIP), numeru wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców (Centralna Ewidencja i Informacja Działalności Gospodarczej nie posiada numerów nadawanych przedsiębiorcom!) również numerem REGON, wynikającym z rejestru prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny.

Biorąc pod uwagę, iż zarówno w KRS jak i CEIDG ujawniany jest numer REGON danego przedsiębiorcy warto go sprawdzić w Bazie Internetowej REGON: (Wyszukiwarka REGON). Jeżeli dane w wyszukiwarce REGON potwierdzają, że numer ten należy do naszego kontrahenta możemy “odhaczyć” kolejny punkt na naszej liście.

Oczywiście rekomenduję wydrukowanie wyniku naszego sprawdzenia numeru REGON i zachowanie go dla celów dowodowych.

Deklaracje VAT-7 i potwierdzenie zapłaty podatku

Dla pełnej pewności, że mamy do czynienia z uczciwym podatnikiem możemy poprosić naszego kontrahenta o przedstawienie kilku ostatnio złożonych przez niego deklaracji VAT-7 (wraz z potwierdzeniem złożenia) oraz potwierdzenie wpłaty, wynikającego ze złożonych deklaracji VAT-7, kwot podatku do urzędu skarbowego. Zapłata podatku powinna być dokonywana z firmowego rachunku bankowego kontrahenta.

Oczywiście jest to kontrowersyjne żądanie, które kierujemy wobec kontrahenta. Deklaracje VAT-7 pokazują dane dotyczące m.in. obrotu naszego kontrahenta, dlatego kontrahent może nie być chętny aby nam je ujawniać. Jednak spróbować poprosić nie zaszkodzi. Uczciwi podatnicy zazwyczaj nie będą mieli z tym większego problemu. W przypadku wątpliwości po stronie kontrahenta można zasugerować zanonimizowanie części danych w deklaracji (oprócz oczywiście kwoty podatku do wpłaty 😉 ).

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach

Częstą praktyką w biznesie jest żądanie od naszych kontrahentów zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach (czasami łącznie z zaświadczeniem o niezaleganiu ze składkami ZUS). Warto mieć na uwadze, żeby takie zaświadczenie było jak najbardziej aktualne. Można, dla własnego bezpieczeństwa, raz na jakiś czas (np. raz w roku) poprosić kontrahenta z którym współpracujemy o przedstawienie aktualnego zaświadczenia o niezaleganiu.

A co jeżeli okaże się, że podatnik ma zaległości podatkowe i zaświadczenia o niezaleganiu nie jest w stanie dla naszych celów uzyskać?

Rozwiązaniem jest zwrócenie się do kontrahenta o wyrażenie zgody na wystąpienie przez nas o wydanie (na podstawie art. 306h Ordynacji podatkowej) zaświadczenia o wysokości zaległości podatkowych kontrahenta. Do wniosku o wydanie takie zaświadczenia dołączamy zgodę kontrahenta oraz opłatę skarbową w wysokości 21 PLN. Urząd skarbowy ma na wydanie zaświadczenia 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Uwaga! Rząd pracuje nad zmianą Ordynacji podatkowej – być może prace ustawodawcze nad nową Ordynacją podatkową zakończą się jeszcze w 2017 r. Na podstawie projektu kontrahenci podatnika będą mogli w drodze zaświadczenia uzyskać informacje o:

• niezłożeniu przez podatnika deklaracji lub innych dokumentów podatkowych;
• nieujęciu lub ujęciu przez podatnika w deklaracji lub innych dokumentach czynności do których był on zobowiązany na podstawie przepisów podatkowych;
• zaleganiu lub niezaleganiu w podatkach.

Zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych kontrahenta (tyle, że za jego zgodą) jest możliwe do uzyskanie obecnie, niemniej jednak powyższe zmiany z pewnością jeszcze bardziej ułatwią weryfikację kontrahenta przy pomocy urzędu skarbowego. Jak tylko pojawi się nowa Ordynacja podatkowa poświęcę jej wpis na blogu.

Dowiedz się co możesz o swoim kontrahencie

Organy podatkowe potrafią w toku kontroli lub postępowania dociekać, czy byliśmy w siedzibie kontrahenta, czy poznaliśmy członków zarządu (jeżeli kontrahentem jest spółka), czy widzieliśmy magazyny z towarami itp. Żądanie tego typu działań od przeciętnego podatnika oczywiście może być przesadą i przekracza normalnie przyjęte zwyczaje kupieckie. Niemniej jednak, dla własnego bezpieczeństwa i zminimalizowania ewentualnych kłopotów w przyszłości, warto dowiedzieć się czegoś o swoim kontrahencie. Mowa oczywiście o mniejszych biznesach. Bo kiedy prowadzimy biznes, w którym mamy do czynienia z tysiącami kontrahentów ciężko jest dowiadywać się “czegoś” o każdym z nich. Wówczas możemy albo zastosować jakąś próbę, wyrywkowo sprawdzić niektórych kontrahentów lub tylko tych, którzy wydają nam się podejrzani.

Jak można się czegoś dowiedzieć o swoim kontrahencie? Wystarczy czasami użyć google’a, żeby poczytać opinie, zobaczyć czy ma stronę internetową i jeżeli tak, to jak wygląda, a nawet “przejechać się” na wirtualny spacer (google oferuje przecież opcję street view) i zobaczyć czy pod adresem kontrahenta jest coś co może przypominać siedzibę poważnego kontrahenta czy jest to raczej “szopa dziadka”. W dzisiejszych czasach, kiedy dokonuje się miliardów transakcji przez internet jeżdżenie i sprawdzanie kontrahenta na miejscu jest bez sensowne (zanim to zrobimy ktoś inny już 3 razy przeprowadzi z takim kontrahentem interes). Tym bardziej, jeżeli kontrahent ma siedzibę bardzo daleko od nas lub w innym państwie. Ale jeżeli mamy handlować z kimś z tego samego miasta – może warto wysłać kogoś, żeby na miejscu zorientował się, czy mamy do czynienia z potencjalnym oszustem czy uczciwym biznesmenem. Poza tym warto sprawdzić czy adres kontrahenta nie jest przypadkiem adresem tzw. wirtualnego biura.

Fiskus zwraca uwagę, że młody wiek członków zarządu może być przesłanką do zaistnienia oszustwa. Nie do końca można się z tym zgodzić. Niemniej zawsze warto wykazywać się zdrowym rozsądkiem i doświadczeniem biznesowym. Znam wielu młodych ludzi, którzy są w zarządach spółek i nie są oszustami. Z drugiej strony jak mamy do czynienia z prezesem zarządu (wg KRS urodzonym w 1996 r.), spółki która działa od pół roku i która proponuje nam milionowe, wielce atrakcyjne interesy, to powinna nam się zapalić w głowie lampka ostrzegawcza.

Jak i gdzie jeszcze możemy sprawdzić kontrahenta?

Do weryfikacji kontrahenta możemy użyć (jeżeli posiada i nam go poda) jego numer EORI (Economic Operators’ Registration and Identification – Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych), nadawanego w kontaktach z administracją celną. Numer możemy zweryfikować w bazie danych na tej stronie: Weryfikacja numeru EORI

Jeżeli nasz kontrahent prowadzi działalność w Polsce za pośrednictwem przedstawicielstwa (uwaga! przedstawicielstwa mogą prowadzić działalność wyłącznie w zakresie reklamy i promocji przedsiębiorcy zagranicznego), to możemy go zweryfikować w rejestrze przedstawicielstw prowadzonym na stronie Ministerstwa Rozwoju: Rejestr przedstawicielstw.

W zakresie weryfikacji kontrahentów możemy również skorzystać z usług wywiadowni gospodarczych. Może mieć to szczególny sens w przypadku kontrahentów zagranicznych, których  zweryfikowanie samodzielne może być utrudnione, a w przypadków niektórych krajów wręcz niemożliwe.

Inne istotne kwestie

Poniżej kilka zdań na temat pozostałych, istotnych kwestii, niekoniecznie związanych z samą weryfikacją kontrahenta, ale mających wpływ na wykazanie przez podatnika należytej staranności:

• Materialna forma umów, zamówień, uzgodnień, potwierdzeń itp.

Tak jak już pisałem wcześniej – zasadniczo nie mamy obowiązku zawierania umów, porozumień itp. w formie pisemnej. W handlu, aby nie wiązać się z danym kontrahentem odchodzi się od sformalizowanych umów o współpracy/dostawach spisanych na papierze. Praktycznie działa się na podstawie zleceń, zamówień itp. Jednak, jeżeli w Państwa przypadku możliwym jest zawarcie (i to bezpośrednie) umowy z kontrahentem w formie pisemnej – warto to zrobić dla celów dowodowych. Jak już wspominałem, pomimo, że powinno być odwrotnie – organy podatkowe przerzucają na podatnika ciężar dowodu, że dochował należytej staranności.

Nie zawsze forma umowy musi przybrać wersję papierową. Możemy mieć korespondencję mailową, na podstawie której dokonujemy transakcji. Chodzi o jakiś materialny substrat naszych uzgodnień itp. Bo najgorzej, jak do podatnika przychodzi kontrola i okazuje się, że podatnik nie ma nawet maili, bo wszystko było ustalane na przysłowiową “gębę”…

• Specyfikacja towaru

Warto do każdej faktury mieć dołączoną dokładną specyfikację towaru. To powszechna praktyka w dzisiejszych czasach, niemniej w przypadkach podejrzanych transakcji zdarzają się sytuację, w których to “faktura jest specyfikacją”… Dodatkowo niektóre branże (np. elektroniczna, polimerów itp.) posługują się przy dostawach certyfikatami pochodzenia, certyfikatami jakości, numerami fabrycznymi, seryjnymi lub numerami IMEI urządzeń. Pozwala to użyć narzędzi do weryfikacji czy dany towar do nas nie “wrócił” i sprecyzować jakie dokładnie urządzenia były przedmiotem dostawy. Piszę trochę o abecadle handlowym, ale dla wielu nowych podatników mogą być to istotne kwestie, a i starym “wyjadaczom” rynkowym warto czasami przypomnieć podstawy 😉

• Regulowanie płatności/termin płatności

Cena za którą nabywamy towar może jak najbardziej odbiegać od cen rynkowych. Jednak cena rażąco niższa niż ceny stosowane przez innych naszych dostawców może stanowić w ocenie fiskusa okoliczność obciążającą, kwestionującą naszą dobrą wiarę i należytą staranność. Warto mieć to na uwadze. Pamiętając z drugiej strony, że np. w branży spożywczej, ze względu na terminy przydatności do spożycia różnica w cenach jest tak znaczna, że ciężko wskazać porównywalne ceny rynkowe.

Natomiast jeżeli chodzi o regulowanie płatności to istotne są dwie kwestie. Pierwszą z nich jest regulowanie płatności niezgodnie z przepisami (płatności gotówkowe powyżej ustawowego limitu 15 000 PLN). W tym wypadku przepisy ustaw o podatku dochodowym wymuszają na nas  pośrednio, abyśmy jednak regulowali płatności powyżej 15 000 PLN w formie przelewu (inaczej nie zaliczymy wydatku nieprawidłowo opłaconego do kosztów uzyskania przychodów).

Drugą kwestią, która jest bardziej istotna jest dokonywanie płatności na rzecz podmiotu innego niż kontrahent. Jeżeli z okoliczności transakcji nie będzie wynikało uzasadnienie dla takiego postępowania fiskus będzie miał mocny argument, jeżeli chodzi o kwestionowanie naszej dobrej wiary i należytej staranności.

Organy podatkowe przykładają uwagę również do stosowanych terminów płatności. Jeżeli termin jest zbyt krótki w porównaniu do podobnych transakcji może to wzbudzić podejrzenia fiskusa.

• Wiedza na temat źródła pochodzenia towarów

Fiskus częstokroć zarzuca podatnikom, że nie sprawdzili źródła pochodzenia towarów. To teraz wytłumaczcie mi Państwo (a przede wszystkim fiskusowi) jak zweryfikować źródło pochodzenia towarów. Załóżmy, że kupuje od Was towar, niech to będą dywaniki łazienkowe. Mam zbyt, to biorę całego TIRa dywaników, a co! 😉 Za rok z okładem okazuje się, że sprzedaliście mi Państwo dywaniki, które kupiliście od oszusta, który nie złożył deklaracji VAT i nie odprowadził podatku. I urzędnicy skarbówki zarzucają mi, że nie zweryfikowałem skąd pochodzi towar, który od Państwa kupiłem. Przepraszam bardzo – jak miałem to zrobić? Zapytać się Was skąd kupujecie towar? Przecież to głupie i kupy się nie trzyma! Nikt nie ujawnia nabywcy swoich dostawców, bo następnym razem nie kupię dywaników od Was tylko bezpośrednio od Waszego dostawcy. Dlatego taki warunek – uzyskania wiedzy na temat źródła pochodzenia towaru – jest niemożliwy do zrealizowania w praktyce!

Światełko w tunelu?

Ministerstwo Finansów ogłosiło w połowie 2017 r., że prowadzi konsultacje w zakresie stworzenia listy przesłanek należytej staranności dla przedsiębiorców w transakcjach krajowych. Spełnienie takich przesłanek w momencie zawierania transakcji ma skutkować nie kwestionowaniem przez fiskusa prawa do odliczenia. Na pierwszy rzut oka zapowiada się dobrze. W ramach konsultacji, ze środowiska przedsiębiorców, wpłynęło sporo propozycji przesłanek należytej staranności. Jak to będzie w praktyce wyglądało – pożyjemy, zobaczymy. Jak tylko taka lista przesłanej należytej staranności zostanie opublikowana – poświęcę jej wpis na blogu.

Moim zdaniem, tak naprawdę tworzenie listy przesłanek należytej staranności nie będzie stanowiło rozwiązania problemów podatników z fiskusem. Bo nie samo istnienie listy przesłanek będzie istotne, tylko ewentualna zmiana podejścia fiskusa do ustalenia i sprawiedliwej oceny czy podatnik dochował należytej staranności. To musi odbywać się indywidualnie w każdym przypadku i być prowadzone w sposób obiektywny. Ponadto jak ma wyglądać kwestia spełnienia przesłanek? Mają być spełnione kumulatywnie (wszystkie razem), żeby podatnik je stosujący uzyskał związany z tym benefit? Czy może wystarczy spełnienie większości?

Przy okazji – czy nie warto, jeżeli już mamy zrobić taką listę przesłanek należytej staranności podzielić je na branże? W branżach szczególnie wrażliwych na wyłudzeniach taka lista siłą rzeczy powinna być dłuższa, w pozostałych branżach nie ma sensu obarczać podatników dodatkowymi obciążeniami administracyjnymi. Kolejna sprawa, czy Ministerstwo Finansów pracując nad tematem należytej staranności przewiduje jakieś nowe narzędzia dla podatników? Takim narzędziem może być na przykład lista nierzetelnych podatników VAT. Kolejne wątpliwości – czy fiskus “ubierze” przesłanki należytej staranności w formę obowiązującego prawa? Czy może lista przesłanek będzie instytucją niewiążącą, mającą charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny? Czy fiskus pokusi się o wprowadzenie domniemania należytej staranności (wówczas ciężar udowodnienia, że należyta staranność nie została przez podatnika zachowana będzie spoczywał na organach podatkowych)? Osobiście w to wątpię.

Tak czy inaczej stworzenie listy kolejnych obowiązków dla podatników powinno wiązać się, po pierwsze, z jednoczesnym udostępnieniem narzędzi, dzięki którym podatnicy będą w stanie spełniać te obowiązki. Po drugie zastosowanie się i spełnienie przez uczciwych podatników wskazanych obowiązków powinno wiązać się z bezwzględnym zakazem kwestionowania prawa do odliczenia podatku VAT przez organy podatkowe (przy założeniu, że transakcja faktycznie miała miejsce, faktura została wystawiona prawidłowo itd.).

Jeżeli macie Państwo problemy z weryfikowaniem kontrahentów, chcecie przyjąć i wdrożyć procedurę weryfikacyjną, fiskus kwestionuje Wam prawo do odliczenia, bo ktoś na wcześniejszym etapie obrotu towarem dokonał oszustwa, macie kontrolę w zakresie podatku VAT lub potrzebujecie pomocy w pokrewnym zakresie – napiszcie do mnie na blog@satkiewicz.pl – z pewnością będę mógł Wam jakoś pomóc!

Do przeczytania! 🙂

Pozdrawiam, Paweł Satkiewicz