Jednoślady w działalności gospodarczej

Pisałem już na blogu o różnych środkach transportu w działalności gospodarczej: Samochód w działalności gospodarczej a VAT, Podatkowy lot czyli samolot lub helikopter w działalności gospodarczej. Dziś zajmiemy się podatkowym rozliczeniem jednośladów używanych w działalności gospodarczej.

Skoro w działalności gospodarczej używa się różnych środków transportu, takich jak samochody osobowe, ciężarowe czy nawet samoloty lub helikoptery, to czy coś stoi na przeszkodzie do używania w działalności gospodarczej jednośladu? Przez jednoślady mam na myśli rowery, skutery i motocykle…

Jednoślad w firmie – ogólnie rzecz biorąc

Za każdym razem należy odpowiedzieć sobie na pytanie – jaki jest cel zakupu jednośladu w ramach działalności gospodarczej. A takich celów może być wiele. Możemy np. zakupić jednoślad aby pracownik dojeżdżał z miejsca zamieszkania do miejsca świadczenia pracy albo świadczymy miejskie usługi kurierskie przy użyciu roweru, chcemy się szybciej niż samochodem przemieszczać motocyklem do kontrahentów itp.

Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów wskazuje, że kosztami takimi są te z wydatków, które ponoszone są przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Wydatki na jednoślady zasadniczo nie są wymienione w katalogu wydatków niestanowiących koszty uzyskania przychodów. Jeżeli możemy racjonalnie wykazać uzasadniony związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem wydatku na jednoślad a osiąganiem przychodów (lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów) to taki wydatek powinien stanowić dla nasz koszt uzyskania przychodów. Oczywiście wydatki takie powinny być w należyty sposób udokumentowane.

Na gruncie VAT, generalnie możliwym jest odliczenie podatku naliczonego z faktury dokumentującej nabycie jednośladu w zakresie, w jakim nabyty jednoślad jest wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zatem z pewnością nie możemy rozliczyć podatkowo jednośladu w działalności gospodarczej (zarówno na gruncie podatków dochodowych jak i VAT) jeżeli nie jest to wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Za taki należy uznać każdy wydatek o charakterze osobistym lub służący do celów prywatnych. Przykładowo, gdy chcielibyśmy zakupić jednoślad pracownikowi w celu dojazdu do pracy. Taki wydatek nie jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej (np. nie jest takim wydatkiem, który wynikałby z przepisów prawa pracy, nakazując pracodawcy organizowanie dojazdu do miejsca pracy pracownikom).

Wątpliwym przykładem jest sytuacja, gdy podatnik chce dojeżdżać rowerem z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Według części organów podatkowych będzie to służyć to celom prywatnym (organy te nie uznają takich dojazdów za część prowadzonej działalności gospodarczej, choć uważam, że niesłusznie). Na szczęście istnieją przeciwne interpretacje (ach, ta jednolitość stosowania prawa podatkowego 😉 zgodnie z którymi takie codzienne dojazdy z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania działalności są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania prowadzonej działalności gospodarczej (moim zdaniem, w większości przypadków, należy zgodzić się z takim podejściem). W konsekwencji takie wydatki przyczyniają się do osiągania przez podatnika przychodów.

Organy podatkowe zgadzają się na podatkowe rozliczenie jednośladu w działalności gospodarczej wówczas jeżeli istnieje racjonalny związek pomiędzy wykorzystywaniem jednośladu a prowadzoną działalności gospodarczej. Przykładowo, mamy działalność gospodarczą polegają na świadczeniu usług kurierskich w mieście. Mamy drużynę pracowników-kurierów, “flotę” rowerową i świadczymy usługi przewożąc przesyłki klientów w ramach jednego miasta. Wówczas związek pomiędzy zakupem jednośladów, a prowadzoną działalnością gospodarczą jest raczej niekwestionowalny. Takiego problemu nie będzie również, kiedy nabywamy jednoślady jako towar handlowy (np. handlujemy skuterami), bynajmniej środek transportu. Wątpliwości nie powinniśmy mieć kiedy kupujemy skuter do pizzeri, na którym pracownicy dowożą pizzę lub kiedy np. lekarz kupuje motocykl, aby móc nim szybciej docierać do pacjentów świadcząc usługi wizyt domowych.

Przechodząc do szczegółów – rower…

Rowery (jak również rowery elektryczne) są jak najbardziej środkami transportu, mającymi swoją definicję zawartą w ustawie Prawo o ruchu drogowym. Co więcej, rower może jak najbardziej stanowić środek trwały w działalności gospodarczej, tak jak np. samochód, który na gruncie podatku dochodowego można amortyzować. Czasami nawet jednorazowo – dotyczy to jednorazowej amortyzacji (dla środków trwałych do wysokości 50 000 EUR) w przypadku tzw. małych podatników i podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej. A w przypadku “zwykłej” amortyzacji stawka amortyzacji wynosi 18% (grupa 7 Klasyfikacji Środków Trwałych, rodzaj 790 – Pozostałe środki transportu).

Zatem w przypadku rowerów o niższej wartości (do 3500 PLN netto), jeżeli istnieje związek pomiędzy użytkowaniem roweru a prowadzoną działalnością gospodarczą, możemy wydatki na ich zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku gdy wartość roweru przekracza 3500 PLN (i stanowi on dla nas składnik majątku o przewidywalnym okresie użytkowania powyżej roku – jest to warunek dla uznania składnika majątku za środek trwały) nabycie roweru można rozliczyć na gruncie podatku dochodowego poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych lub jednorazową amortyzację.

No dobrze, jeżdżąc na rowerze używa się często (a powinno tak naprawdę zawsze!) kasków rowerowych, nierzadko rękawiczek, koszulek czy spodenek rowerowych, obuwia rowerowego, okularów itp. akcesoriów. Czy wydatki na takie akcesoria, gdy używamy je z rowerem wykorzystywanym w działalności gospodarczej, możemy również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Niestety, organy podatkowe odmawiają podatnikom prawa do zaliczenia wydatków na akcesoria rowerowe (jak również motocyklowe, o tym dalej) typu kask czy stroje rowerowe do kosztów uzyskania przychodów twierdząc, że są to wydatki o charakterze osobistym.

…skuter

Przechodzimy do szybszych jednośladów czyli skuterów. Zarówno te spalinowe jak i elektryczne stają się w Polsce co raz bardziej popularne. Duża w tym zasługa przepisów, które zezwalają poruszać się skuterami (i motocyklami) o pojemności do 125 ccm posiadaczom prawa jazdy samochodowego, bez konieczności wyrabiania dodatkowych uprawnień do prowadzenia motocykli. Przepisy ustawy Prawo o ruchu drogowym kwalifikują najmniejsze skutery (o pojemności skokowej silnika nie przekraczającej 50 ccm, osiągające do 45 km/h jako motorowery. Większe, wyposażone w silniki o pojemności ponad 50 ccm są kwalifikowane do kategorii motocykli. Dla celów podatkowych jedne i drugie należą do grupy 7 Klasyfikacji Środków Trwałych, rodzaj 740 – Motocykle, przyczepy i wózki motocyklowe).

Na gruncie podatków dochodowych zakup skutera, który jest wykorzystywany w działalności gospodarczej może być stanowić koszt uzyskania przychodów (jeżeli jego wartość początkowa jest niska – poniżej 3500 PLN netto). W przypadku zakupu droższych skuterów (o wartości ponad 3500 PLN netto), jeżeli są one wykorzystywane przez podatników do działalności gospodarczej i stanowią środek trwały (składnik majątku o przewidywalnym okresie użytkowania powyżej roku) możemy rozliczyć poprzez dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Możliwym jest również dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego:

• jeżeli skuter jest o wartości początkowej równej lub niższej niż 3500 PLN;
• jeżeli jesteśmy małym podatnikiem lub podatnikiem rozpoczynającym działalność gospodarczą (a skuter jest motorowerem, a nie motocyklem, a jego wartość nie przekracza równowartości kwoty 50 000 EUR).

Dlaczego skuter musi być motorowerem, a nie może być motocyklem jeżeli chcemy go jednorazowo amortyzować jako mały podatnik lub podatnik rozpoczynający działalność? Dlatego, że zasadniczo jednorazowej amortyzacji nie stosuje się do samochodów osobowych. Jak się Państwo domyślacie organy podatkowe stoją na stanowisku, iż motocykl jest …samochodem osobowym i jako taki nie podlega amortyzacji jednorazowej 🙂

Analogiczna sytuacja jest w przypadku wykorzystania skutera-motocykla/motocykla stanowiącego własność prywatną podatnika do działalności gospodarczej. Organy podatkowe w takich przypadkach dość jednolicie stoją obecnie na stanowisku, iż wydatki na eksploatację takiego jednośladu mogą zostać rozliczone przez tzw. kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdu wyznaczającego kwotę wydatków faktycznie poniesionych, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ta dość absurdalna sytuacja jest również pokłosiem stanowiska, iż motocykl zawiera się w definicji samochodu osobowego…

Należy też pamiętać, że o zaliczeniu wydatków na nabycie skutera (czy jakiegokolwiek innego jednośladu), jak również kosztów jego eksploatacji (o nich za chwilę) do kosztów uzyskania przychodów decyduje samodzielnie podatnik. Natomiast organ podatkowy zawsze ma możliwość zweryfikowania zasadności takiego zaliczenia w toku przeprowadzonej kontroli podatkowej. I bardzo często jest tak, że podatnicy zaliczają różne wydatki (już nawet nie piszę wyłącznie w odniesieniu do jednośladów, lecz ogólnie) do kosztów uzyskania przychodów, a potem przychodzi kontrola podatkowa i takie koszty “wyrzuca”. Nie można bowiem zapominać, że ciężar udowodnienia okoliczności używania jednośladów w działalności gospodarczej spoczywa na podatniku. Dlatego zawsze radziłbym gruntowne przemyślenie, czy dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i czy jesteśmy w stanie obronić się naszą argumentacją w przypadku sporu z fiskusem…

No dobrze, skuter nabyliśmy, rozliczyliśmy podatkowo jego nabycie, co dalej z wydatkami związanymi ze skuterem? Skuter przecież trzeba ubezpieczyć, serwisować, czasami wymienić jakąś część itp. Tutaj również wchodzi w grę ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli wydatki takie służą uzyskiwaniu przychodów z działalności gospodarczej, a skuter używamy na potrzeby działalności gospodarczej, to zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów raczej nie będzie kwestionowane.

Problematyczną kwestią w zakresie użytkowania jednośladów (co sygnalizowałem już powyżej, w części dotyczącej rozliczenia podatkowego roweru w działalności gospodarczej) jest kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów akcesoriów używanych do poruszania się jednośladami. O ile nawet nie ma w danym przypadku wątpliwości, że rozliczyć na gruncie podatku dochodowego możemy jednoślad, który jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, o tyle takie rozliczenie akcesoriów typu kask, rękawice, ubranie motocyklowe budzi wątpliwości niektórych organów podatkowych.

I o ile na rowerze możemy jechać bez kasku rowerowego (choć uważam, że nawet wówczas lepiej go jednak mieć na głowie), o tyle prowadzenie skutera czy motocykla bez kasku jest po prostu niedopuszczalne przez przepisy ustawy Prawo o ruchu drogowym. Zatem dochodzimy do kuriozalnej sytuacji, w której prawo (i zdrowy rozsądek) nakazuje nam używanie jednośladu wyłącznie w kasku ochronnym, a organ podatkowy kwestionuje taki zakup (nie kwestionując używania jednośladu w działalności gospodarczej i możliwości jego rozliczenia podatkowego), twierdząc, że to wydatek o charakterze osobistym…

Pewnym sposobem na tą niedogodność było “utracenie” przez np. odzież motocyklową charakteru osobistego. W jaki sposób się to odbywało? Organy podatkowe potwierdzały w wydawanych interpretacjach podatkowych, że odzież traciła charakter osobisty przykładowo poprzez opatrzenie jej w widocznym miejscu trwałym logo firmy i wówczas można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Dość kuriozalne rozwiązanie, ale w takiej rzeczywistości podatkowej właśnie żyjemy 😉 Równie kuriozalnymi były interpretacje organów podatkowych, które odmawiały podatnikom prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup kasku ochronnego, który jest obowiązkowy, żeby móc się poruszać po drogach publicznych skuterem czy motocyklem.

A jeżeli chodzi o prawo do odliczenia VAT? Jak wiadomo odliczenie VAT od samochodów to jedno z trudniejszych zagadnień w podatku od towarów i usług. Czy przepisy te, dotyczące ograniczeń w kwocie odliczenia VAT naliczonego stosuje się do innych pojazdów wyposażonych w silniki, takich jak skutery i motocykle? Zapraszam do dalszej części wpisu, dotyczącej motocykli w działalności gospodarczej, w której łącznie postaram się rozstrzygnąć kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu skutera/motocykla oraz podatku VAT od wydatków na ich serwis i eksploatację.

…motocykl w działalności gospodarczej

Choć motocykl i skuter to “dwie różne bajki”, dla celów podatkowych to dość podobne pojazdy. Jeżeli chodzi o podatki dochodowe to kwestie rozliczenia podatkowego poruszane powyżej, w części dotyczącej skuterów, można odnieść również do motocykli (szczególnie pamiętając, iż organy podatkowe nie dopuszczają możliwości jednorazowej amortyzacji motocykli!). Kwestią wymagającą wyjaśnień są kontrowersje w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabycia skutera/motocykla, paliwa wykorzystywanego do ich napędu i serwisu.

Przepisy VATowskie przewidują ograniczenia i wyłączenia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego przy nabyciu (oraz nabyciu paliwa do ich napędu) pojazdów samochodowych. Zatem musimy rozstrzygnąć, czy motocykl i skuter stanowią owe “pojazdy samochodowe”. Ustawa o VAT dla własnych celów definiuje pojazdy samochodowe jako “pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t.”. Czyli musimy sięgnąć do innej ustawy – Prawo o ruchu drogowym, żeby móc rozstrzygnąć czym są nasze motocykle i skutery…

Ustawa prawo o ruchu drogowym definiuje pojazd samochodowy jako “pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h”, jednocześnie wprost zaliczając motocykle do pojazdów samochodowych. Zatem, jeżeli chodzi o motocykle należy traktować je na gruncie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego jak samochody. Co rodzi następujące opcje. Pierwsza, uznajemy, że motocykl jest pojazdem wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej ze względu na sposób użytkowania (co to znaczy – o tym za chwilę) i mamy prawo do odliczenia 100% podatku VAT naliczonego od jego nabycia. Druga opcja – uznajemy, że motocykl nie jest pojazdem wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej – wówczas kwota podatku naliczonego VAT przy ich nabyciu (jak również nabyciu paliwa wykorzystywanego do ich napędu) limitowana jest do 50%.

Ze skuterami jest jeszcze śmieszniej… Jak wskazywałem we wcześniejszej części wpisu skuter (w zależności od pojemności skokowej silnika jak również osiąganej prędkości maksymalnej) może być albo motorowerem albo motocyklem (na gruncie ustawy Prawo o ruchu drogowym, a jak wiemy jest to pośrednio kluczowy akt prawny w zakresie stosowania ograniczeń w odliczeniach VAT). Dlatego z odliczeniem VAT od skuterów mamy dwie sytuacje:

• skuter (motorower, nie będący pojazdem samochodowym) wyposażony w silnik spalinowy o pojemności skokowej mniejszej niż 50 ccm lub silnik elektryczny o mocy nie większej niż 4 kW, którego konstrukcja ogranicza prędkość maksymalną do 45 km/h – brak ograniczenia w kwocie podatku VAT naliczonego do odliczenia – możliwość odliczenia 100% VAT od nabycia takiego skutera i 100% VAT od wydatków związanych z takim skuterem-motorowerem;
• skuter (o pojemności silnika spalinowego większej niż 50 ccm lub mocy silnika elektrycznego większej niż 4 kW, rozwijający prędkość maksymalną ponad 45 km/h – czyli na gruncie przepisów motocykl) – ograniczenie odliczenia podatku VAT naliczonego do 50% kwoty wynikającej z faktury za jego nabycie i analogiczne ograniczenie w zakresie odliczenia VAT od wydatków związanych ze skuterem – motocyklem.

No dobrze, wróćmy do możliwości odliczenia 100% podatku VAT naliczonego od nabycia motocykla (tudzież skutera uznawanego za motocykl). Tak jak wskazałem możliwość taka jest wówczas gdy pojazd (motocykl/skuter-motocykl) wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej ze względu na sposób jego użytkowania. Co to oznacza? W praktyce oznacza to bardzo duże komplikacje. Ustawa o VAT wskazuje, że motocykl (jako pojazd samochodowy) jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej jeżeli sposób jego wykorzystania przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez podatnika zasadach użytkowania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Dodatkowo właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego należy zgłosić informację o takim pojeździe na formularzu VAT-26.

O ile złożenie formularza VAT-26 nie nastręcza dużych problemów (choć zdarza się, że podatnicy i o tym potrafią zapomnieć), o tyle sposób wykorzystania pojazdu potwierdzony prowadzoną ewidencją to już prawdziwe wyzwanie. Załóżmy, że prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą i kupujemy motocykl, który będziemy wykorzystywać w ramach prowadzonej działalności. Chcemy odliczyć 100% naliczonego podatku VAT z faktury dokumentującej nabycie motocykla. Przepis w zakresie odliczenia VAT mówi nam o ustalonych zasadach użytkowania pojazdu (motocykla) – zatem tworzymy dokument pod nazwą “Zasady użytkowania motocykla marki XXX o numerze rejestracyjnym YYY”. W dokumencie jest mowa, że możemy motocykl wykorzystywać wyłącznie do działalności gospodarczej, zabronione jest użycie motocykla dla celów innych niż działalność gospodarcza itp. itd. etc. Dokument podpisujemy i formalnie wszystko gra (choć mam wątpliwości czy takie “Zasady użytkowania…” można by zastosować w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej gdzie podatnik-przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników i wyłącznie sam użytkuje przedmiotowy motocykl), choć wątpliwości pozostają.

Jak bowiem stwierdzić, że obiektywnie nie ma możliwości wykorzystania motocykla do użytku prywatnego przez podatnika? Co gorsza, organy podatkowe stoją na stanowisku, iż sama potencjalna możliwość użycia danego pojazdu do celów innych niż działalność gospodarcza, oznacza, że pojazd jest używany w sposób “mieszany” – do działalności gospodarczej oraz innych celów niż działalność gospodarcza. W przypadku podatników innych niż osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (np. spółek), zatrudniających podatników, wprowadzenie takich zasad eliminujących prywatny użytek motocykla jest jeszcze jakoś do obrony. Można zobowiązać pracowników do odstawiania pojazdu na parking firmowy po godzinach pracy z wykluczeniem używania poza godzinami pracy i w weekendy. Można w motocyklu zamontować nadajnik GPS, który będzie nadzorował po jakich trasach poruszał się pracownik (i tym samym weryfikować czy używa pojazdu wyłącznie do celów związanych ze świadczoną pracą, czyli działalnością gospodarczą pracodawcy).

Wracając do naszego przykładu z jednoosobową działalnością gospodarczą – jeżeli podatnik prowadzi działalność w miejscu zamieszkania,  motocykl stanowi wyłącznie jego jedyny pojazd to w praktyce nie ma żadnych szans, aby taki podatnik przekonał organ podatkowy, że obiektywnie wykorzystuje go wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej. Dodatkowo trzeba pamiętać o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu. Tzn. zapisywać każdą przebytą motocyklem trasę (skąd, dokąd, w jakim celu, ile kilometrów itp.), by potwierdzić sposób wykorzystywania motocykla wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, wykluczający jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Teoretycznie, tak jak wskazywałem wcześniej, można zamontować system GPS, w którym nadajnik umieszczony w motocyklu będzie będzie przesyłał wszystkie przebyte nim trasy do programu, w którym będziemy dysponowali tymi trasami w sposób elektroniczny. I na ich podstawie będziemy mogli sporządzić ewidencję przebiegu. Tyle teorii – w praktyce szkoda na to wszystko zachodu.

Tak jak wspominałem, organy podatkowe uważają, że wyłącznie potencjalna możliwość użytku prywatnego eliminuje możliwość odliczenia 100% podatku VAT naliczonego. Co więcej, praktyka pokazuje, że nawet spełnienie wszelkich warunków (złożenie VAT-26, wprowadzenie polityki użytkowania pojazdów służbowych, prowadzenie ewidencji przebiegu) może być niewystarczające gdy …pracownik parkuje służbowe auto pod domem (a więc dojeżdża nim z pracy do domu, co nie stanowi prowadzenia działalności gospodarczej pracodawcy-podatnika tylko zaspokaja prywatne potrzeby pracownika, a poza tym niewykluczone, że pracownik po drodze z pracy zrobi sobie prywatne zakupy w sklepie itp. itd. etc).

Dlatego jak sami Państwo widzą, ze względu na wysoce rygorystyczne podejście fiskusa, odliczenie 100% podatku naliczonego VAT od nabycia motocykla jest praktycznie awykonalne. To znaczy teoretycznie można się o to pokusić, w praktyce jednak czasami lepiej poprzestać na 50% odliczeniu…